Software e IA
Automação de documentos com IA para acabar com a digitação manual
Desenvolvemos soluções com OCR e IA que leem notas fiscais, contratos, pedidos médicos, CT-e e comprovantes, extraem os dados e lançam no seu ERP, com revisão humana quando necessário.
- Diagnóstico sem custo
- Escopo e prazo por escrito
Resposta rápida: o que é automação de documentos com IA?
É um sistema que lê documentos como notas fiscais, contratos, pedidos médicos e comprovantes, extrai os dados importantes e envia para o seu ERP ou sistema. O OCR transforma a imagem em texto, a IA identifica cada campo e regras de validação separam os casos duvidosos para revisão de uma pessoa.
Atualizado em pela equipe BR Freelas
Em muitas empresas, alguém passa boa parte do dia abrindo PDFs e fotos de documentos e digitando os mesmos dados em outro sistema. É um trabalho lento, sujeito a erro de digitação e que trava quando o volume aumenta.
Exemplos comuns por setor:
- Clínica e laboratório: pedidos médicos e guias de convênio chegam por foto ou PDF e precisam virar cadastro e agendamento.
- Escritório contábil ou jurídico: notas fiscais, extratos e contratos são conferidos e lançados um a um, com prazos apertados.
- Indústria e transportadora: CT-e, notas de entrada e romaneios precisam ser conferidos contra pedidos de compra antes do lançamento no ERP.
- Loja e distribuidora: comprovantes de pagamento e pedidos de clientes chegam pelo WhatsApp e alguém copia valor, data e cliente para a planilha.
OCR sozinho transforma imagem em texto, mas não entende o que é o CNPJ do emitente e o que é o do destinatário. Modelos de IA entendem o contexto, mas sem regras de validação podem preencher um campo com confiança e errado.
A BR Freelas desenvolve automação de documentos com IA combinando as duas coisas: OCR, extração com IA, validação por regras do seu negócio e integração com o seu ERP ou sistema. Documentos com baixa confiança ou divergência vão para uma fila de revisão humana, e tudo fica registrado. O primeiro passo é um diagnóstico sem custo com amostras reais dos seus documentos.
O custo de deixar para depois
- Custo de pessoal alto em uma tarefa que não gera valor para o cliente.
- Atrasos em faturamento, pagamento a fornecedores ou atendimento ao paciente.
- Erros que só aparecem no fechamento do mês ou em uma fiscalização.
- Dificuldade de crescer sem aumentar a equipe na mesma proporção.
Do diagnóstico à entrega
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Etapa 1
Diagnóstico sem custo
Analisamos amostras reais dos seus documentos, o volume, por onde eles chegam e em qual sistema os dados precisam entrar.
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Etapa 2
Prova de conceito
Testamos a extração com um tipo de documento e um lote de exemplos reais, e mostramos onde a automação acerta e onde precisa de revisão.
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Etapa 3
Regras e integração
Definimos validações do seu negócio, como conferência de CNPJ, valores e pedido de compra, e integramos com seu ERP, sistema ou planilha.
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Etapa 4
Operação assistida
A automação entra em uso com fila de revisão humana para os casos duvidosos. Ajustamos as regras com base no que a equipe corrige.
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Etapa 5
Novos documentos
Com o primeiro fluxo estável, incluímos outros tipos de documento e canais de entrada.
O que fazemos por você
- Diagnóstico sem custo com amostras reais dos seus documentos
- Captura de documentos por e-mail, upload, pasta compartilhada ou WhatsApp
- OCR para PDFs, fotos e documentos digitalizados
- Extração dos campos com IA e validação por regras do seu negócio
- Fila de revisão humana para documentos com baixa confiança ou divergência
- Integração com ERP, sistema próprio ou planilhas via API
- Registro de cada documento processado, com autor, data e resultado (logs)
- Armazenamento seguro, controle de acesso e tratamento de dados pessoais conforme a LGPD
- Treinamento da equipe que vai revisar e operar a solução
Feito para empresas como a sua
Por que não resolver de outro jeito?
| Com a nossa equipe | Usar ChatGPT solto | Software pronto genérico | |
|---|---|---|---|
| Tipos de documento | Os seus, com seus campos e regras | Um arquivo por vez, manual | Modelos padrão, pouco ajuste |
| Validação dos dados | Regras do seu negócio e revisão humana | Nenhuma | Validações genéricas |
| Integração com o ERP | Sob medida | Copiar e colar | Só com sistemas suportados |
| Rastreabilidade | Log de cada documento | Nenhuma | Varia conforme o plano |
| Dados pessoais e LGPD | Regras definidas em contrato | Depende de cada usuário | Termos padrão do fornecedor |
Dúvidas sobre automação de documentos com IA
Quanto custa processar cada documento com IA?
Há um custo de uso do OCR e do modelo de IA que varia conforme o volume, o número de páginas e a complexidade de cada documento. No diagnóstico estimamos esse valor com base nas suas amostras e o orçamento mostra projeto e custo recorrente separados.
A IA pode errar na leitura?
Pode, principalmente com fotos ruins, documentos manuscritos ou layouts incomuns. Por isso a solução combina regras de validação e uma fila de revisão humana para os casos duvidosos. Nenhum dado com baixa confiança entra no sistema sem conferência.
Meus documentos e os dados de clientes ficam protegidos?
Sim. Definimos onde os arquivos ficam armazenados, quem pode acessar e por quanto tempo são guardados. Usamos provedores que não utilizam seus dados para treinar modelos e tratamos dados pessoais conforme a LGPD.
Funciona com o ERP que eu já uso?
Na maioria dos casos, sim, via API, integração com banco de dados ou importação de arquivos. Verificamos a forma mais segura de integrar durante o diagnóstico.
Documentos manuscritos ou fotos de celular funcionam?
Funcionam em muitos casos, mas com mais revisão humana. Testamos com os seus exemplos na prova de conceito para você ver o resultado real antes de decidir.
Notas fiscais eletrônicas precisam de IA?
Nem sempre. Quando existe o XML da NF-e ou do CT-e, a leitura direta é mais precisa e barata que OCR. Usamos IA onde ela faz diferença, como PDFs, imagens e documentos sem padrão.
Em quanto tempo vejo resultado?
O prazo é definido no diagnóstico e depende dos tipos de documento e das integrações. A prova de conceito serve para você ver o resultado com seus próprios documentos antes de escalar.
Fale com o time
Automação de documentos com IA para acabar com a digitação manual
Analisamos o caso sem custo e retornamos pelo WhatsApp com o diagnóstico e, se fizer sentido, uma proposta.
- Diagnóstico sem custo e sem compromisso
- Retorno pelo WhatsApp informado
- Proposta formal antes de começar